记录管理

亚基马学区的档案管理是按照华盛顿州和联邦法律执行的。具体来说，该项目在RCW 40.14保存和销毁公共记录下运作。隐私和对记录的访问受《家庭教育权利和隐私法》（FERPA） (20 U.S.C.§1232g；34 CFR Part 99)和公共记录法（Chapter 42.56 RCW）。

雅基马学区的档案管理部门负责有效和系统地控制所有档案的创建、接收、维护、使用和处置。

记录包括但不限于为地区行政、最新体育赛事资讯、实时赔率分析及在线投注平台、设施、财务、人力资源/工资、交通、一般和技术参考记录以及学生教育记录产生的记录。

档案在每个学区和州政府机构的整体运作中都是至关重要的。它们是一个组织的记忆、过去事件的记录和未来行动的基础。没有记录所载的文件证据，任何政府活动都无法完成。每一张唱片都有一个生命周期，从它的创建开始，到它的处理结束。有效的档案管理远比建立档案和存储系统复杂得多，而是在整个生命周期内对所有记录信息的控制。

• 创建：第一次接收或第一次产生信息时，创建记录。
• 活跃的存储一项记录只要在业务过程中被经常使用或引用，就处于活跃阶段。
• 不活跃的存储当一份记录不太经常被需要，但出于法律、财政或行政目的而必须保存时，该记录进入非活动阶段。
• 最终处置：当一个记录超过了它的保存期限，并且不再需要它进行业务时，它就处于生命周期的末尾。创建的所有记录的较大百分比将在其生命周期结束时销毁。剩下的3%到5%具有永久价值，将保存在档案中。

什么是公共档案？

几乎每个学区的记录都是公共记录。为了保存和销毁的目的，在与公共事务的交易有关的情况下制作或接收的公共记录，不论其格式如何。RCW 40.14

公共记录的定义

学区“公共记录”包括学区准备、拥有、使用或保留的任何包含与学区行为或任何功能的执行有关的信息的“书面”，无论其物理形式或特征如何。

根据《公共记录法》的定义，“书写”是指手写、打字、打印、照相、拍照以及记录任何形式的交流或表现的任何其他方式。RCW 42.56.010

学区记录不包括个人笔记和工作人员的备忘录，这些笔记和备忘录由创建者单独拥有，一般情况下不得查阅或透露给其他人

电子记录

电子记录，包括本地区在处理公共事务时创建和接收的电子邮件和网络内容，属于公共记录，其管理应符合有关公共记录的保留、披露、销毁和存档的所有法律和法规。RCW 40.14

学区管理所有的学区记录，包括电子记录，都要按照州保留时间表中的规定进行管理。电子记录以电子格式保存，并在指定的保存期限内保持可用、可查、可检索和真实。

公共档案是国家财产，由最初存档的机关依法保管。亚基马学区的公共记录只能按照华盛顿州记录保留计划和亚基马学区记录管理程序销毁或转移。