记录保留

记录保留管理是对记录在整个生命周期内的系统控制、获取、分类和持续管理。它是知道该保留什么，保留多久，以及何时可以合法地处理掉它。亚基马学区记录保存专家协助所有学校和部门处理在公共业务过程中创建或接收的任何文件、信件、表格、装订卷、电影、磁记录、图纸或其他文件（无论介质）。

地区需要保存哪些记录？

保留进度表是对由于操作、财务、法律或历史原因需要保留的记录的指南。它作为一份“说明书”，规定了公共记录的保管和保存规则。

需要保留的记录示例包括：学生记录、最新体育赛事资讯、实时赔率分析及在线投注平台会议纪要、课程、行政级别会议纪要、人力资源文件、财务记录、照片、通信、评分记录、专业休假

“为数码而生”的电子纪录必须以电子格式保存至指定的保存期限。打印和保留硬拷贝不能替代电子版本。(WAC 434-662-040)

不管记录是如何创建的：

• 如果公共事务以书面形式进行，则需要保留书面记录。
• 如果公共事务的交易以电子方式进行，则需要保留电子记录。

华盛顿州一般记录保存时间表

亚基马学区将按照华盛顿州学区和教育服务区的一般记录保留时间表保存记录，详见：www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx。

所有学区记录都是公共记录，不得销毁，甚至不得在没有正式保存期限的情况下转移到记录管理办公室或学区记录仓库。亚基马学区档案管理办公室将协助每一所学校和学区的项目制定保留时间表和必要的表格，以便将学区档案转移到适当的位置。

华盛顿州一般记录保存时间表描述了批准销毁的记录类型，记录需要保存的最短期限；并确定这些记录的档案价值。根据RCW 40.14.070的规定，在当地记录委员会（国家审计员、司法部长、国家档案保管员）批准销毁之前，不得销毁任何公共记录。当地档案委员会以一般档案保存时间表的形式批准销毁。

截止日期：只要适用，保留期限从“截止日期”开始。“截止”是指文件或记录可以在预定日期终止的术语。“切断”可防止当前记录达到难以管理的大小，并便于归档新记录。历年记录可以在12月31日“截止”，并在1月1日建立新档案；所有财政年度的记录只有在某一行为或事件完成后才能被“终止”，例如合同的终止、合同的最后付款或雇佣关系的终止。无论保存期限有多长，记录系列应在“截止”后的办公室档案中保存，只要有必要满足：(1)有效参考；（二）必要时进行审计；(3)其他操作要求。一旦这三个因素得到满足，记录应转移到记录中心或以适当的替代格式，包括在剩余的保存期限内以电子方式转移。

地区记录何时可以销毁？

记录的内容决定了保存期限和存档要求。

在学校，项目或部门向亚基马学区记录管理部门提交记录销毁最新体育赛事资讯、实时赔率分析及在线投注平台（可在线获取的表格）后

部门，该最新体育赛事资讯、实时赔率分析及在线投注平台将由记录保留专员审查和批准。届时，将提供如何进行的说明。

学校、项目或部门也可以拨打425-456-4150联系记录保留专家来开始这一过程。RCW 40.14.060;RCW 40.14.070